关于印发《上海市水务局档案管理办法》的通知
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沪水务〔2022〕788号
局属各单位、局机关各处室：
为进一步加强上海市水务海洋档案管理工作，积极推进档案管理的规范化、现代化建设,根据新修订的《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》等有关规定，局办公室修订形成了《上海市水务局档案管理办法》，并经2022年9月29日局党组会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
特此通知。
上海市水务局
2022年9月29日
（此件主动公开）
上海市水务局办公室 2022年9月29日印发
上海市水务局档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为加强上海市水务海洋档案管理工作，积极推进档案管理的规范化、现代化建设，有效地保管和利用档案，充分发挥水务海洋档案在经济社会发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《档案管理违法违纪行为处分规定》《水利档案工作规定》和《上海市档案条例》等有关规定，结合本市水务海洋档案工作实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所指的档案，是指水务海洋系统单位及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。
第三条 水务海洋档案分为：文书档案、科研项目档案、建设工程项目档案、专业档案、会计档案、人事档案、音像档案、实物档案等门类。
第四条 档案工作是水务海洋建设的一项重要基础工作，坚持中国共产党对档案工作的领导，切实加强档案工作，把档案工作摆上议事日程，列入本单位工作计划，纳入目标管理责任制，将档案工作经费列入财政预算，确保档案工作正常开展。
第五条 档案工作遵循统一领导、分级管理的原则，各单位档案工作归口办公室管理，维护档案完整与安全，留存城市记忆，便于社会各方面的利用。
第六条 各单位应当采取措施，加强档案宣传教育，普及档案知识，传播档案文化，增强职工档案意识。
第七条 任何单位和个人都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。
第二章 档案机构、人员及其职责
第八条 局办公室统一管理局机关各门类档案，并对局属各单位档案工作实行监督和指导。局属各单位办公室要配备专兼职档案人员，统一负责本单位各门类、各载体的档案、资料的管理。
第九条 档案管理部门的职责是：
一、贯彻执行党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和工作规划，执行档案工作的法律、规章和有关的业务标准、技术规范；
二、制定本级档案管理工作的规章制度和办法；
三、统一管理本级各部门所形成的各种门类、载体的档案、资料，并积极提供利用；
四、组织开展档案宣传教育，档案管理人员的岗位培训；
五、组织、指导局系统的档案信息化建设；
六、负责对本级各部门和所属各单位档案工作的监督、指导、检查和评比工作；
七、组织、协调和做好机构体制改革中的档案整理和移交工作。
第十条 专、兼职档案人员，应具备良好的政治思想素质，工作责任性强，经过档案专业培训，获得档案管理资格证书。
第十一条 档案人员调动、退休或其他原因离开工作岗位之前，应首先清理经办的各种文件材料，凡是有保存价值的文件材料应整理后向档案部门归档，不得私自带走或擅自销毁处理。单位撤销或合并时要整理好档案，经主管部门批准后向接收单位移交。
第三章 档案管理
第十二条 各单位应建立档案工作责任制，明确档案工作岗位、人员的职责，依法健全档案管理制度。
第十三条 各单位应当按照国家有关规定，确定本单位文件材料归档范围和档案保管期限。
第十四条 各门类档案均按照不同记录方式、不同载体材料，按不同的编制方法进行分类和整理，做到分类科学、整理规范、保管期限划分准确、编目编号清楚、利用方便。
第十五条 按照“部门整理、统一归档管理”的原则，局机关每年应归档的文件材料由各处室进行整理，并于第二年的第二季度向局办公室移交。凡属应归档文件材料要及时归档，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。
第十六条 科研项目档案的收集、整理工作由局科技发展处牵头负责，并于科研项目验收后的三个月内向局办公室移交档案目录及档案。局办公室对科研项目档案进行监督、检查、指导和验收。
第十七条 水务海洋建设工程项目档案的收集、整理工作由项目建设单位牵头负责，并于工程项目竣工验收后的三个月内，按工程档案的有关规定，完成工程档案的移交工作。局办公室对建设工程项目档案进行监督、检查、指导和验收，局建设管理处配合局办公室做好对建设工程项目档案的监督、检查和指导工作。
第十八条 局机关会计档案由计划财务处负责整理和归档，当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由计划财务处临时保管一年,再移交局办公室保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经局办公室同意，临时保管会计档案最长不超过三年。
第十九条 人事档案由组织人事部门负责收集、整理和保管。
第二十条 局机关音像档案的收集、整理工作，由局宣传处牵头负责，各承办单位、处室具体负责，并每年向局办公室移交档案目录及档案。
第二十一条 做好重要会议、重要工作、重大活动、重大突发事件应对的档案收集和整理，并按有关要求做好档案移交。
第二十二条 涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。向档案馆移交档案时，做好移交档案的密级变更或解除工作，提出划控与开放意见。
第二十三条 配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，根据档案载体的不同要求对档案进行存储和保管，定期清点档案数量，检查档案保管状况，做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防护工作，发现问题及时处理，确保档案实体安全和信息安全。
第二十四条 建立健全档案安全工作机制，制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对突发事件和自然灾害。
第二十五条 定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置，鉴定工作在局档案工作分管副局长的领导下，由局办公室和有关业务部门负责人组成档案鉴定工作小组，具体对保管期限满的档案进行审查，决定存毁，填写销毁目录，经分管领导批准后方能销毁。档案销毁应当在指定场所进行，涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。
第二十六条 各单位应当编制两种以上检索工具，满足手工检索和计算机检索的需要。
第二十七条 查阅利用档案时，由查阅人到局办公室登记查阅，查阅或借阅涉密文件须报局保密办审批。绝密文件不得复印，机密、秘密文件因工作需要复印的，须报局保密办审批，用后及时退回局办公室。外单位应凭单位有效介绍信查阅利用局档案，一般不得外借，确需外借的，须报局办公室审批。
第二十八条 档案利用者查阅档案时，应保持档案整洁，不得涂改、伪造、损毁以及丢失档案。对破损的档案，档案部门应及时修复。
第二十九条 加强档案编研工作，围绕水务海洋中心工作，以公共服务、民生需求为重点，开发档案信息资源，拓展档案服务功能，提高档案利用服务水平。
第三十条 加强红色档案的保护利用，挖掘水务海洋档案的红色资源，建立红色档案专题目录和数据库，对红色档案采取分级保护措施。
第三十一条 利用红色档案开展党史学习教育、理想信念教育、爱国主义教育等主题教育活动，传承红色基因，弘扬伟大建党精神，推动红色文化传播。
第三十二条 建立完善档案统计工作机制，对所保管的档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案移交进馆情况、档案鉴定销毁情况、档案信息化情况、档案工作人员情况等定期统计并建立完备的台账。统计结果应当真实、准确、完整。
第四章 档案信息化建设
第三十三条 将档案信息化建设纳入本单位信息化发展规划，完善档案信息化基础设施和条件，建立档案信息安全防护体系。
第三十四条 加强传统载体档案数字化工作，逐步提高传统载体档案数字化比重。
第三十五条 加强与办公自动化系统、业务系统等相互衔接的档案管理系统建设，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，并符合长期有效的保存要求。档案管理系统应当符合国家网络、信息系统和数据安全保密相关规定。
第三十六条 积极推进数字档案室建设，强化顶层设计，制定实施方案，明确建设内容和要求。
第三十七条 加强档案数字资源的收集和管理，拓宽应用场景，推动档案数字资源在民生服务、政务服务、社会治理等领域的应用，推动档案数字化资源开放共享，并确保档案数字资源利用安全。
第三十八条 通过政府购买服务方式实现档案数字化等辅助性工作的，应加强规范化管理，并按国家有关规定执行。
第五章 监督检查
第三十九条 下列档案管理情况，依法接受档案主管部门的监督检查，并接受上级主管部门的监督指导：
（一）档案工作责任制和管理制度落实情况；
（二）档案库房、设施、设备配置使用和维护情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）档案收集、整理、保管、提供利用等情况；
（五）档案信息化建设和信息安全保障情况；
（六）对所属单位的档案工作监督和指导情况。
第四十条 各单位对档案检查发现存在的问题，应当及时整改，对检查发现的档案安全隐患，应当及时采取补救措施予以消除。
第四十一条 任何单位和个人对档案违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。
第六章 奖励与惩处
第四十二条 对在档案工作中取得突出成绩的单位或者个人，应当给予表彰或者奖励。
第四十三条 有以下行为之一的，由局办公室或本单位责令限期整改；情节严重的，按照有关规定对直接负责的主管人员或者其他责任人员给予相应的处罚：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出售、赠送、交换档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）擅自泄露档案内容的；
（七）拒绝向档案部门移交应归档材料的；
（八）拒绝接收应当归档材料的；
（九）逾期未办理档案登记、变更手续的；
（十）对未经档案验收或者档案验收不合格的重点建设工程和重大科学技术研究项目进行竣工验收、鉴定的；
（十一）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（十二）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第四十四条 有其他档案管理违法违纪行为的单位、个人，按照《档案管理违法违纪行为处分规定》进行处理。
第七章 附 则
第四十五条 本办法由上海市水务局办公室负责解释。
第四十六条 本办法自印发之日起施行。原《上海市水务局(上海市海洋局)档案管理办法》（沪水务（海洋）〔2014〕87号）同时废止。
- （注：1.只接收对该政策性文件的相关咨询; 2.留言时请注明政策性文件名称）